Mengoptimalkan Operasi Bisnis dengan Business Process Outsourcing (BPO)

Business Process Outsourcing (BPO) / Business Process Management (BPM) adalah praktik bisnis dimana perusahaan mempercayakan sebagian operasi bisnisnya kepada pihak ketiga untuk mencapai keuntungan seperti efisiensi biaya dan mengurangi potensi risiko bagi perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada bisnis intinya. 

Shared Service Finance & Accounting

Dengan Shared Service Finance & Accounting, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses keuangan dan akuntansi. Platform Business Process Management (BPM) ini dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti RPA Orchestrator, engine control module, dan analytic dashboard untuk memudahkan pengelolaan Invoice to Pay (Account Payable), Bill to Cash (Account Receivable), General Ledger, Fixed Asset, dan Reporting.

Manfaat

• Dengan standarisasi dan optimalisasi proses keuangan dan akuntansi perusahaan, Shared Service Finance & Accounting mempercepat proses Invoice to Pay dan Bill to Cash.
• Dashboard, reporting, dan analisis keuangan yang disediakan juga mendukung tata kelola perusahaan yang baik (GCG) dan pengambilan keputusan yang tepat. Dengan begitu, perusahaan dapat fokus pada inti bisnis mereka dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Shared Service Human Resources 

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam proses pengelolaan SDM baik organik (karyawan tetap) maupun anorganik (Process outsourcing). Selain itu solusi ini mencakup sistem manajemen pembelajaran, , proses perekrutan, layanan mandiri karyawan, layanan penggajian, dan pusat penilaian. Dengan berbagai fitur yang disediakan antara lain:

• Learning Management System – Meliputi e-learning, Training Need Analysis & Curriculum, training delivery, post training evaluation, dan training event management.
• Digital Signature Platform – Meliputi Digital Signature yang mengikat secara hukum menggunakan sertifikat digital (Certificate Authority).
• Recruitment Process – Meliputi recruitment data administration, job posting management, screening & background check, psikotes, serta assessment & interview.
• Employee Self Services – Meliputi e-payslip, overtime & leave online, on-duty travel, dan update personal data.
• Payroll Management Service – Meliputi payroll data administration, reporting to 3rd party, payroll processing, payment to employee, dan individual tax reporting.
• Assessment Center – Meliputi pelaksanaan assessment, development, dan HR consulting. 

Manfaat :

• Mengoptimalkan proses payroll, meningkatkan akurasi dan compliance
• Mengoptimalkan proses recruitment (easy to access candidate profile & test result report serta monitor selection process)
• Proses pusat pelatihan dan penilaian yang komprehensif (dimulai dengan perencanaan, implementasi dan penilaian)
• Pemberdayaan layanan online mandiri pegawai (digital signature, payroll, lembur, cuti, perjalanan bisnis, recruitment process tracking, register training, dll)

Shared Service General Affair

Adalah solusi pengelolaan kegiatan operasional perusahaan melalui sharing resources, standarisasi dan digitalisasi proses, konsolidasi, integrasi sistem, maupun self-service pada proses pengelolaan general affair perusahaan.

Solusi ini meliputi Corporate Travel Management (proposed policy, travel & claim request, online & offline booking, payment, MICE organizing, SaaS), sistem manajemen dokumen dan pengambilan dan digitalisasi dokumen, pengindeksan dan watermarking, penyimpanan dokumen fisik, pengumpulan dan pengiriman dokumen, dan pengadaan (manajemen siklus suplai, manajemen kategori produk, manajemen pesanan dan pengiriman, manajemen pembayaran). 

Manfaat

• Mengotomatiskan proses perjalanan bisnis melalui proses yang terintegrasi antara karyawan, perusahaan, dan penyedia layanan perjalanan pihak ketiga.
• Mengoptimalkan digitalisasi dokumen perusahaan memudahkan pemantauan dan penyimpanan.
• Sederhanakan proses pengadaan dengan pasar e-procurement dan B2B (business to business) yang terintegrasi. 

Cash management

Cash management adalah solusi untuk mengelola operasional perusahaan melalui resource sharing, proses standardisasi dan digitalisasi, konsolidasi, integrasi sistem dan self-service dalam proses cash management, arus kas perusahaan.

Solusi ini meliputi Cash in Transit (penerimaan dan penyerahan uang tunai), Cash Processing (pemisahan uang layak edar dan uang tidak layak edar berdasarkan nilai nominal dan tahun pengeluaran sesuai standar BI), Cash Pooling (menyimpan cadangan kas yang sesuai). untuk sirkulasi) dan Cash Vaulting (menyimpan uang tunai di brankas di brankas khusus tahan api dan tahan air dengan perlindungan keamanan dan pemantauan CCTV 24 jam). 

Manfaat :

• Mengalihkan faktor risiko keamanan dalam hal penjemputan/pengantaran uang tunai kepada pihak ketiga
• Menambah efisiensi dengan cara mengurangi operation handling cost yang dikeluarkan perusahaan
• Memudahkan perusahaan mengelola likuiditas keuangan dan mengambil keputusan strategis di bidang keuangan

ATM Managed Service

ATM Managed Service adalah solusi untuk mengelola operasional bisnis dengan berbagi sumber daya, standarisasi dan digitalisasi proses, mulai dari penyediaan ATM lengkap dengan isi ulang, hingga perawatan, penggantian, penggantian suku cadang dan komponen pendukung lainnya seperti aplikasi, UPS, dll.

Solusi ini meliputi Cash Replenishment (layanan penambahan uang tunai ke ATM untuk penarikan tunai), serta ATM Maintenance (pemeliharaan dan perbaikan ATM). 

Manfaat :

• Akses mudah ke infrastruktur ATM pemantauan terpusat
• Bisnis dapat memastikan ketersediaan uang tunai di jaringan ATM
• Meminimalkan biaya dan risiko pengoperasian ATM 

Other Shared Service Operations

Solusi untuk mengelola operasi bisnis lainnya, termasuk aktivasi (mengatur pertemuan, seminar, pertunjukan musik atau acara lainnya), dokumen tempat penjualan (membuat video audio teknis), pencetakan digital, desain dan produksi kreatif, penulisan skenario, dll.) dan pencetakan digital. 

Shared Service Healthcare

Shared Service Healthcare adalah solusi layanan untuk mengelola kesehatan karyawan perusahaan melalui digitalisasi proses untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Solusi layanan kesehatan bersama termasuk penyelidikan digital, klinik rumah dan pemeriksaan medis.

• Klaim Digital – Termasuk kode QR dan manajemen klaim kesehatan berbasis EDC.
• Klinik in-house – Termasuk penyediaan layanan satu atap di klinik internal perusahaan.
• Laporan Medis – Termasuk pengujian laboratorium dan di luar laboratorium. 

Integrated Health Claim Management

Integrated Health Claims Management adalah solusi layanan manajemen klaim kesehatan berbasis kode QR dan EDC yang terletak di fasilitas penyedia layanan kesehatan seperti rumah sakit, klinik, optik, lab, dll. menggunakan sistem digital yang mampu memproses klaim asuransi secara online, real time dan instant.

Solusi ini dilengkapi dengan administrasi data anggota, kelayakan waktu nyata, status pelacakan klaim, pusat kontak 24/7 dan pelacakan kasus dengan pendapat medis, EDC jaringan, pelaporan web waktu nyata dan online, dan verifikasi klaim dengan informasi manfaat, rencana dan limit, pembayaran admin, notifikasi SMS, dan nilai program kartu kredit.

Manfaat

• Mendukung EDC dan Kode QR.
• Klinik in-house – Termasuk penyediaan layanan satu atap di klinik internal perusahaan.
• Laporan Medis – Termasuk pengujian laboratorium dan di luar laboratorium. 

Tujuan Business Process Outsourcing (BPO)

Di Indonesia, banyak perusahaan BPO yang mengalihdayakan proses bisnis dan fungsi bisnis. Tujuan Business Process Outsourcing adalah sebagai berikut:

• Sebagai pelengkap untuk layanan bersifat teknis
• Perusahaan dapat fokus pada kegiatan bisnis inti
• Profitabilitas dan peningkatan tugas-tugas yang tidak penting
• Mengurangi risiko bisnis akibat ketidakpastian bisnis di masa depan 

Bagaimana Menerapkan Business Process Outsourcing Dalam Organisasi?

Lantas, bagaimana penerapan BPO (Business Process Outsourcing) dalam suatu organisasi?

Memang benar bahwa hampir semua organisasi dapat memperoleh manfaat dari outsourcing proses bisnis. Namun, ini tidak berarti bahwa satu strategi akan berhasil. Perusahaan harus merencanakan kebutuhan mereka sendiri dan memodifikasi rencana outsourcing mereka secara keseluruhan. Jika pemilik bisnis mengetahui cara menyiapkan strategi BPO jangka panjang untuk bisnis mereka, mereka mungkin mempertimbangkan untuk berkonsultasi dengan pakar sebelum mengambil langkah praktis apa pun. Demikian ulasan tentang apa yang dimaksud dan apa bedanya dengan outsourcing proses bisnis. Memanfaatkan BPO akan membantu Anda meningkatkan dan mengembangkan bisnis Anda. Kami harap informasi di atas menginspirasi Anda dan membantu Anda menggunakan BPO untuk membantu bisnis Anda. Semoga ini bermanfaat.

Forde Indonesia adalah perusahaan outsourcing yang memenuhi berbagai kebutuhan dalam hal kebutuhan sumber daya manusia. Kunjungi situs Forde.co.id dan temukan berbagai pekerja berkualitas dari berbagai industri. Cek kebutuhan rekrutmen Anda sekarang!